Privacyverklaring - HIJN scholengroep

Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die HIJN scholengroep verwerkt van leerlingen, ouders/verzorgers, medewerkers, bezoekers en andere betrokkenen. De verklaring geldt voor alle scholen die onder HIJN scholengroep vallen en voor alle websites van deze scholen en de scholengroep.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is HIJN scholengroep, gevestigd te IJsselstein. Het college van bestuur bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens.

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid

Onderwijs 10-14 Houten Voor Onderwijs 10-14 Houten werken HIJN scholengroep en Katholieke scholenstichting Fectio samen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Hiervoor is een aparte privacyverklaring opgesteld: https://onderwijs1014houten.nl/privacyverklaring/

Academische Opleidingsschool (AOS) Voor de begeleiding, beoordeling en examinering van stagiairs en leraren-in-opleiding werken HIJN scholengroep en de aangesloten partnerinstellingen (waaronder HKU, HU en UU) samen als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. De verdeling van verantwoordelijkheden is vastgelegd in de samenwerkingsregeling van de opleidingsschool.

Functionaris Gegevensbescherming en Privacy Officer

HIJN scholengroep heeft een Privacy Officer aangesteld die verantwoordelijk is voor de coördinatie van het privacybeleid en de dagelijkse uitvoering daarvan, waaronder de afhandeling van verzoeken van betrokkenen. Voor algemene vragen over privacy en informatiebeveiliging en voor het indienen van verzoeken tot uitoefening van uw rechten kunt u terecht bij ibp@hijnscholengroep.nl.

Daarnaast heeft HIJN scholengroep een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aangesteld die onafhankelijk toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. U kunt zich voor vragen, klachten of zorgen over de verwerking van uw persoonsgegevens rechtstreeks wenden tot de FG via fg@hijnscholengroep.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met onze scholengroep verwerken wij verschillende categorieën persoonsgegevens.

Voor leerlingen en ouders/verzorgers: Contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres), persoonlijke kenmerken (geboortedatum, nationaliteit), BSN-nummer (voor wettelijke doeleinden), leerlingnummer, gegevens ouders of voogd, bankrekeningnummer ouders, gegevens over studievoortgang en begeleiding, gezondheidsgegevens (indien noodzakelijk voor passende begeleiding) en beeldmateriaal (foto en video).

Voor medewerkers, vrijwilligers en stagiairs: Contactgegevens en persoonlijke kenmerken, nationaliteit en geboortedatum, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), gegevens over dienstverband en arbeidsverleden, gegevens over functioneren en beoordeling, financiële gegevens (voor salarisadministratie), gegevens met het oog op arbeidsomstandigheden, gegevens met het oog op aanwezigheidsregistratie en beeldmateriaal (foto en video).

Voor sollicitanten: Contactgegevens, gegevens over gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages, gegevens over de aard en inhoud van huidige en vorige banen, en bankrekeningnummer (voor vergoeding van reiskosten in het kader van het sollicitatietraject).

Voor bezoekers van onze websites: Gegevens die u zelf verstrekt via contactformulieren en algemene bezoekgegevens zoals IP-adres en tijdstip van bezoek.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder:

Het verzorgen van onderwijs, begeleiding en ondersteuning aan leerlingen
Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst met medewerkers
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Het beveiligen van personen, gebouwen en eigendommen
Het informeren over activiteiten van de school
Het vastleggen en delen van beeldmateriaal voor communicatie, onderwijs en de documentatie van bijzondere schoolmomenten
Het beantwoorden van vragen en klachten
Het werven van nieuwe medewerkers en het faciliteren van sollicitatieprocedures
Het voorlichten en werven van toekomstige leerlingen

Op basis van welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het aanleveren van leerlinggegevens aan DUO, gegevens voor de Belastingdienst of het ontvangen van leerlinggegevens van de basisschool bij instroom op grond van artikel 42 van de Wet op het primair onderwijs (onderwijskundig rapport en warme overdracht).
Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met medewerkers.
Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld cameratoezicht ten behoeve van de veiligheid van personen en de beveiliging van gebouwen, terreinen en eigendommen, het gebruik van contactgegevens voor het informeren over schoolactiviteiten, of het plaatsen van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze websites.
Toestemming: bijvoorbeeld voor het gebruik van beeldmateriaal van leerlingen in externe communicatie en campagnemateriaal, en voor contactgegevens via websiteformulieren. Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Vitaal belang: bijvoorbeeld het verwerken van gezondheidsgegevens bij een medische noodsituatie.
Uitoefening van de wettelijke onderwijstaak (algemeen belang): bijvoorbeeld opnamen die onderdeel zijn van het onderwijs of de beoordeling van leerprestaties.

Beeldmateriaal

HIJN scholengroep maakt en gebruikt beeldmateriaal (foto’s en video’s) van leerlingen en medewerkers voor verschillende doeleinden. Afhankelijk van het doel en de context geldt een andere grondslag. Dit is vastgelegd in ons Beleid beeldmateriaal.

Voor het gebruik van beeldmateriaal van leerlingen in externe communicatie (website, sociale media, drukwerk) en voor promotioneel campagnemateriaal vragen wij vooraf toestemming. Toestemming wordt per kanaal gevraagd en kan te allen tijde worden ingetrokken. Voor leerlingen jonger dan 16 jaar geven ouders/verzorgers toestemming; vanaf 16 jaar beslist de leerling zelf.
Voor beeldmateriaal dat hoort bij de gewone gang van zaken op school — zoals sfeerbeelden bij evenementen, pasfoto’s voor identificatie en beeldmateriaal van medewerkers in hun functie — baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang. Hiertegen kunt u bezwaar maken.
Voor opnamen die onderdeel zijn van het onderwijs of van de begeleiding en beoordeling van (aankomende) docenten geldt onze wettelijke onderwijstaak respectievelijk ons gerechtvaardigd belang. Deze opnamen worden uitsluitend intern gebruikt en na afronding verwijderd.

Het Beleid beeldmateriaal beschrijft per situatie welke grondslag geldt, hoe lang beeldmateriaal wordt bewaard en hoe u toestemming kunt intrekken of bezwaar kunt maken.

Wil je meer weten over wij omgaan met cameratoezicht: Cameratoezicht – HIJN scholengroep
Wil je meer weten hoe we omgaan met toestemming beeldmateriaal: Toestemming – HIJN scholengroep

Ontvangst van persoonsgegevens van derden

Bij de inschrijving van een nieuwe leerling ontvangen wij persoonsgegevens van de basisschool in het kader van de wettelijk verplichte overdracht bij overgang van primair naar voortgezet onderwijs. Het betreft gegevens uit het onderwijskundig rapport (OKR) en eventuele mondelinge toelichting daarop (warme overdracht). De inhoud van deze overdracht beperkt zich tot wat in het OKR is opgenomen. De verkregen informatie wordt vastgelegd in het leerlingdossier.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

HIJN scholengroep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij er een wettelijke plicht is die langer bewaren vereist. Voor de belangrijkste categorieën gegevens hanteren wij onder andere de volgende bewaartermijnen:

Leerlingen

Leerlingdossier: vijf jaar na uitschrijving (ook t.b.v. bekostiging)
Gezondheidsgegevens ten behoeve van ondersteuning: drie jaar na afloop van de beoordeling
Examenwerk: minimaal zes maanden na uitschrijving
Diploma’s, eindexamenresultaten, cijferlijsten en certificaten vallen onder de Archiefwet en worden niet vernietigd in afwachting van de vaststelling van de selectielijst voor het voortgezet onderwijs

Medewerkers

Arbeidsovereenkomst en gerelateerde correspondentie: twee jaar na einde dienstverband
Financiële en salarisgegevens: zeven jaar na einde dienstverband (fiscale bewaarplicht)
Loonbelastingverklaringen en kopie identiteitsbewijs: vijf jaar na einde dienstverband
Functionerings- en beoordelingsverslagen: twee jaar na einde dienstverband
Verzuimgegevens: twee jaar na einde dienstverband, tenzij sprake is van eigenrisicodragerschap

Sollicitanten

Sollicitatiegegevens: vier weken na afwijzing (met toestemming één jaar)

Beeldmateriaal

Beeldmateriaal voor communicatie: maximaal twee jaar
Beeldmateriaal van evenementen dat met betrokkenen wordt gedeeld: enkele weken
Overig beeldmateriaal: afhankelijk van het doel, zoals vastgelegd in het Beleid beeldmateriaal

Overig

Camerabeelden: maximaal vier weken, tenzij beelden worden veiliggesteld voor de afhandeling van een incident
Contactformulieren website: één jaar
Functionele cookies: sessie of maximaal één jaar

Het volledige bewaartermijnenbeleid is op verzoek beschikbaar via ibp@hijnscholengroep.nl.

Beveiliging van persoonsgegevens

HIJN scholengroep neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. De wijze waarop wij de beveiliging van persoonsgegevens organiseren is vastgelegd in ons informatiebeveiligings- en privacybeleid (IBP-beleid).

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, omdat u hiervoor toestemming heeft gegeven of omdat wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Met organisaties die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een adequaat niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.

Wanneer wij beeldmateriaal publiceren op sociale media (zoals Instagram, Facebook, YouTube of LinkedIn), worden gegevens doorgegeven aan de betreffende platformen. Deze platformen zijn voor die verwerking zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken; hun eigen privacybeleid is daarop van toepassing.

Gegevens buiten de Europese Unie

HIJN scholengroep verwerkt persoonsgegevens bij voorkeur binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Doorgifte naar landen buiten de EER vindt uitsluitend plaats indien er sprake is van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of indien passende waarborgen zijn getroffen, zoals standaardcontractbepalingen. Bij verwerkers worden de getroffen waarborgen vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. Publicatie op sociale media kan doorgifte naar de betreffende platformen inhouden; deze vindt plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit).

Cookies en vergelijkbare technieken

Onze websites maken alleen gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Wij maken geen gebruik van profilerings-, analytische of performancecookies, of alleen in gepseudonimiseerde vorm waarbij uw gegevens niet herleidbaar zijn tot individuele personen.

Geautomatiseerde besluitvorming

HIJN scholengroep maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen met uitdrukkelijke toestemming van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers, tenzij de verwerking gebaseerd is op een andere rechtmatige grondslag zoals een wettelijke verplichting of de uitvoering van de onderwijsovereenkomst.

Uw rechten

Als betrokkene heeft u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht op inzage: U heeft het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing: In bepaalde gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Wij kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat wij verplicht kunnen zijn bepaalde gegevens te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist.
Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang of de vervulling van een taak van algemeen belang.
Recht om toestemming in te trekken: Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om gebruik te maken van deze rechten kunt u een verzoek indienen via ibp@hijnscholengroep.nl. U kunt zich ook rechtstreeks wenden tot onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@hijnscholengroep.nl.

Klachten

Als u van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, of als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@hijnscholengroep.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

HIJN scholengroep kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op onze website. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Contactgegevens

HIJN scholengroep, Hoge Dijk 1, 3401 RD IJsselstein, telefoonnummer: 030 6868040

Privacy Officer (algemene vragen of opmerkingen over privacy en informatiebeveiliging): ibp@hijnscholengroep.nl

Functionaris Gegevensbescherming (klachten, toezicht): fg@hijnscholengroep.nl