Waarop is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die HIJN scholengroep verwerkt van leerlingen, ouders/verzorgers, medewerkers, bezoekers en andere betrokkenen. De verklaring geldt voor alle scholen die onder HIJN scholengroep vallen en voor alle websites van deze scholen en de scholengroep.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is HIJN scholengroep, gevestigd te Nieuwegein. Het College van Bestuur bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw relatie met onze scholengroep, verwerken wij verschillende categorieën persoonsgegevens. Hieronder vindt u een algemeen overzicht:
Voor bezoekers van onze websites:
- Gegevens die u zelf verstrekt via contactformulieren
- Algemene bezoekgegevens zoals IP-adres en tijdstip van bezoek
Voor leerlingen en ouders/verzorgers:
- Contactgegevens (zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres)
- Persoonlijke kenmerken (zoals geboortedatum, nationaliteit)
- BSN-nummer (voor wettelijke doeleinden)
- Gegevens over studievoortgang en begeleiding
- Gezondheidsgegevens (indien noodzakelijk voor passende begeleiding)
- Beeldmateriaal (met uitdrukkelijke toestemming)
Voor medewerkers, vrijwilligers en stagiairs:
- Contactgegevens en persoonlijke kenmerken
- Gegevens over dienstverband en arbeidsverleden
- Gegevens over functioneren en beoordelen
- Financiële gegevens (voor salarisadministratie)
Voor een volledig overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken, verwijzen wij naar het Privacyreglement Leerlingen en het Privacy Statement Medewerkers.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder:
- Het verzorgen van onderwijs, begeleiding en ondersteuning aan leerlingen
- Het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst met medewerkers
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Het beveiligen van personen, gebouwen en eigendommen
- Het informeren over activiteiten van de school
- Het beantwoorden van vragen
Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:
1. Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het aanleveren van leerlinggegevens aan DUO of gegevens voor de belastingdienst.
2. Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld de onderwijsovereenkomst met leerlingen/ouders of de arbeidsovereenkomst met medewerkers.
3. Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld het gebruik van contactgegevens voor het informeren over schoolactiviteiten.
4. Toestemming: bijvoorbeeld voor het gebruik van beeldmateriaal van leerlingen of contactgegevens via websiteformulieren.
5. Vitaal belang: bijvoorbeeld het verwerken van gezondheidsgegevens bij een medische noodsituatie.
Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?
HIJN scholengroep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij er een wettelijke plicht is die langer bewaren vereist. Voor de belangrijkste categorieën gegevens hanteren wij onder andere de volgende bewaartermijnen:
- Leerlingdossier: 2 jaar na uitschrijving (met uitzondering van gegevens voor bekostiging: 5 jaar)
- Gegevens personeel en salarisadministratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
- Sollicitatiegegevens: 4 weken na afwijzing (met toestemming 1 jaar)
- Contactformulieren website: 1 jaar
Voor het volledige bewaartermijnenbeleid kunt u contact opnemen met onze Privacy Officer via ibp@hijnscholengroep.nl.
Beveiliging van persoonsgegevens
HIJN scholengroep neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Wij hebben een informatiebeveiligings- en privacybeleid (IBP-beleid) waarin is vastgelegd hoe we omgaan met de bescherming van persoonsgegevens.
Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, omdat u hiervoor toestemming heeft gegeven of omdat wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Met organisaties die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor een adequaat niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid.
Gegevens buiten de Europese Unie
HIJN scholengroep verwerkt persoonsgegevens alleen binnen de Europese Unie of in landen die een adequaat beschermingsniveau bieden. Wij zullen uw gegevens niet doorgeven aan bedrijven of vestigingen in landen buiten de Europese Unie, tenzij er passende waarborgen zijn getroffen die zijn vastgelegd in een verwerkersovereenkomst of wanneer u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
Cookies en vergelijkbare technieken
Onze websites maken gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website. Wij maken geen gebruik van profilering-, analytische- of performance-cookies, of alleen in gepseudonimiseerde vorm waarbij uw gegevens niet herleidbaar zijn tot individuele personen.
Geautomatiseerde besluitvorming
HIJN scholengroep maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, zoals bedoeld in artikel 22 AVG. Dit betekent dat er geen besluiten worden genomen door computerprogramma’s of -systemen zonder menselijke tussenkomst die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen in aanmerkelijke mate treffen.
Minderjarigen
Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen met uitdrukkelijke toestemming van de ouders of wettelijke vertegenwoordigers, tenzij de verwerking gebaseerd is op een andere rechtmatige grondslag zoals een wettelijke verplichting of de uitvoering van de onderwijsovereenkomst.
Uw rechten
Als betrokkene heeft u diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
1. Recht op inzage: U heeft het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
2. Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
3. Recht op gegevenswissing: In bepaalde gevallen heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen.
4. Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten.
5. Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te ontvangen.
6. Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang.
Om gebruik te maken van deze rechten kunt u een verzoek indienen bij onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@hijnscholengroep.nl. Wij zullen binnen één maand reageren op uw verzoek.
Klachten
Als u van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, of als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via fg@hijnscholengroep.nl. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Overige privacydocumenten
Binnen HIJN scholengroep hanteren wij naast deze algemene privacyverklaring ook:
1. Privacyreglement Leerlingen – Dit reglement bevat uitgebreide informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders/verzorgers.
2. Privacy Statement Medewerkers – Dit statement bevat gedetailleerde informatie over hoe wij omgaan met persoonsgegevens van medewerkers, vrijwilligers en stagiairs.
3. Bewaartermijnenbeleid – Dit beleid beschrijft gedetailleerd welke bewaartermijnen worden gehanteerd voor verschillende soorten gegevens.
Deze documenten zijn terug te vinden op de website en/of ons intranet.
